PENGENDALIAN DALAM LINGKUNGAN TRADISIONAL

OTORISASI TRANSAKSI

Berikut ini menjelaskan prosedur otorisasi transaksi dalam siklus konversi:

1. Dalam lingkungan manufaktur tradisional, aktivitas produksi diotorisasikan oleh bagian perencanaan dan pengendalian produksi melalui perintah kerja yang formal. Dokumen ini mencerminkan kebuthan produksi, yang merupakan selisih antara perkiraan permintaan atas produk (didasarkan pada perkiraan penjualan) dan persediaan baran jadi yang dimiliki.

2. Lembar perpindahan ditandatangani oleh suprvisor tiap tempat bekerja untuk mengotorisasi berbagai aktivitas di tiap batchdan untuk perpndahan produk melalui berbagai tempat kerja

3. Permintaan bahan baku dan permintaan tambahan bahan baku mengotorisasi staf gudnag untukj mengeluarkan bahan baku ke berbagai tempat kerja

PEMISAHAN TUGAS

Tujuan pengendalian lainnya adalah untuk memisahkan penyimpanan catatan dengan penyimpanan aktiva. Berikut ini pemisahan yang berlaku:

1. Bagian pengendalian persediaan memelihara record akuntansi atas persediaan bahan baku (raw material- RM) dan barang jadi (FG). Akivitas ini tetap dipisahkan dari fungsi penyimpanan bahan baku di gudang dan dari penggudangan barang jadi, yang memiliki kewajiban penyimpanan untukberbagi aktiva ini

2. Begitu pula, fungsi akuntansi biaya untuk barang dalam proses seharusnya dipisahkan dari tempat kerja dalam proses produksi.

Terkhir untuk mempertahankan independensi fungsi buku besar sebagai tahap verifikasi, departemen buku besar (genegral ledger) harus terpisah dari departemenn yang mencatat buku pembantu berbagai akun. Oleh karenanya, departemen GL secara organisasional terpisah dari pengendalian persediaan dan akuntansi biaya.

SUPERVISI

Berikut ini adalah prosedur supervisi yang berlaku dalam siklus konversi:

1. Supervisor dlam berbagai tempat kerja mengawasi penggunaan bahan baku dalam proses produksi.

2. Supervisor juga mengamati dan melihat kembali aktivitas pencatatan waktu kerja.

PENGENDALIAN AKSES

Siklus konversi memungkinkan akses langsung dan tidak langsung ke aktiva.

Akses Langsung ke Aktiva. Sifat dari produk fisik dan proses produksi mempengaruhi berbagai jenis pengendalian akses yang dibutuhkan

1. Perusahaan seringkali membatasi akses ke berbagai area sensitif seperti gudang , tempat kerja produksi dan gudang barang jadi. Metode pengendalian yang digunakan meliputi kartu identifikasi, petugas keamanan, peraltan pengamatan, dan berbagai sensor serta alarm elektronik.

2. Penggunaan biaya standar memberikan suatu jenis pengendalian akses. Untuk mendapatkan tambahan jumlah akan membutuhkan otorisasi khusus dan dokumentasi formal.

Akses Tidak Langsung ke Aktiva. Aktiva, seperti kas dan persediaan dapat dimanioulasi melalui akses ke berbagai dokumen sumber yang mengendalikannya. Dalam siklus konversi,berbagai dokumen yan penting meliputi permintaan bahan baku, permintaaan tambahan bahan baku, dan kartu kerja karyawan.

PENCATATAN AKUNTANSI

Tujuan dati teknik pengendalian ini adalah untuk membuat audit untuk tiap transaksi. Dalam siklus konversi, hal ini dicapai melalui penggunaan perintah kerja, lembar biaya, lembar perpindahan, lembar pekerjaan, permintaan bahan baku, file WIP dan file persediaan barang jadi.

VERIFIKASI INDEPENDEN

Berbagai tahapan verifikasi siklus konversi dilakukan berikut ini:

1. Bagian akuntansi biaya merekonsiliasi penggunaan bahan baku dan tenaga kerja yang diambil dari permintaan bahan baku dan lembar pekrjaan dengan standar yang telah ditetapkan.

2. Bagian buku besar juga memiliki fungsi verifikasi yang penting melalui pemeriksaan perpindahan total produk dari WIP hingga barang jadi.

3. Terakhir, auditor internal dan eksternal secara berkala akan memverifikasi persediaan bahan baku dna persediaan barang jadi yang dimiliki melalui perhitungan fisik.